Recruter avec Rekruti

L’application Rekruti est en anglais : les noms des écrans, des champs et des boutons sont donnés ici tels qu’ils y paraissent, en gras.

1. Pour commencer

Le recrutement se fait dans Rekruti sur la page Recruitment : vos postes, et pour chacun les personnes qui ont postulé. Les postulants sont des profils dans Rekruti, comme vos candidats et vos contacts, avec le titre de postulant : vous les retrouvez donc aussi parmi vos personnes.

Les CV arrivent dans Rekruti par votre agent de recrutement, que Rekruti met en place avec vous :

• Par courriel, à l’adresse du canal de courriel de l’agent. Voir le guide du courriel.
• Par le formulaire de candidature de votre page carrières. Voir le guide du formulaire de candidature.

2. Les postes

La page Recruitment liste vos postes, avec le nombre de postulants et le statut de chacun. Recherchez-les par nom, ou filtrez-les par statut.

Cliquez sur + pour créer un poste, puis ouvrez-le pour voir sa description, ses critères de sélection et ses postulants.

Rédigez une description complète

La description est ce que votre agent sait du poste. Elle sert à placer les postulants qui ne nomment pas de poste, à juger de la pertinence de chaque CV et à évaluer chaque postulant selon vos critères. Ce que la description ne dit pas, votre agent ne peut pas le savoir : une description courte ou vague donne des postulants placés au mauvais poste et des évaluations plus faibles. Prenez le temps de la rendre complète, comme pour la meilleure offre d’emploi que vous ayez jamais rédigée :

• Le rôle — ce que la personne fait au quotidien, avec qui elle travaille, à qui elle relève.
• Les exigences — formation, expérience, permis, langues, exigences physiques ; ce qui est requis et ce qui est un atout.
• L’horaire — temps plein ou partiel, jours et heures, soirs, fins de semaine, sur appel, temporaire ou permanent.
• Le lieu — adresse ou secteur, télétravail ou sur place, déplacements, stationnement ou transport en commun.
• Les conditions — salaire ou échelle salariale, avantages sociaux, formation offerte, date d’entrée en poste.
• Le client ou votre agence — ce que fait l’employeur, et ce qui en fait un bon milieu de travail.

Vous pouvez coller le texte de votre offre d’emploi, puis le compléter. Modifiez la description chaque fois que le poste change ; Evaluate again (réévaluer) l’applique à un postulant déjà reçu.

Seuls les postes Opened reçoivent les postulants qui ne nomment pas de poste, et seuls eux paraissent dans le formulaire de candidature. Passez un poste à Opened une fois sa description et ses critères prêts, et à Closed quand vous cessez de recruter.

3. Les critères de sélection

Les critères sont ce que votre agent vérifie dans chaque CV : un diplôme, des années d’expérience, un permis de conduire, une langue. Ajoutez-les dans les critères de sélection du poste.

Ajouter ou modifier des critères s’applique aux prochaines évaluations ; utilisez Evaluate again sur un postulant pour les appliquer à quelqu’un de déjà reçu (voir la section 5).

4. Recevoir les postulants

Les postulants arrivent de trois façons :

• Par courriel — toute personne qui envoie son CV à l’adresse de votre agent devient un postulant.
• Par le formulaire de candidature — le postulant choisit un de vos postes ouverts, ou pose une candidature spontanée, et joint ses fichiers. Votre agent lui répond par courriel.
• À la main — sur un poste, ajoutez un postulant et déposez un ou plusieurs fichiers dans Résumés. À partir de la page Recruitment, Add Applicant permet aussi de choisir le poste (Job), ou de le laisser vide pour le poste qui correspond le mieux.

Votre agent fait ensuite la lecture pour vous :

• Il trie les fichiers joints : CV, lettre de présentation, certificats et permis. Le reste est écarté.
• Il tire du CV le nom, le courriel, le numéro de téléphone et la ville du postulant. Une personne qui a déjà postulé est reconnue, plutôt qu’ajoutée deux fois.
• Quand aucun poste n’est nommé, il place le postulant au poste Opened qui correspond le mieux à son CV.
• Il évalue le postulant selon les critères du poste.

Un fichier reçu deux fois n’est conservé qu’une fois.

5. Lire une évaluation

La liste Applicants d’un poste présente toutes les personnes qui ont postulé :

La pertinence et le résultat mesurent deux choses différentes :

• La pertinence (Relevance) compare le sens de ce que le postulant a envoyé — son CV, sa lettre de présentation et ses certificats — au sens du poste. Elle mesure à quel point le postulant correspond au poste dans son ensemble, même s’il emploie d’autres mots que les vôtres : un caissier et un conseiller aux ventes sont proches, un soudeur est loin. C’est une première lecture rapide de l’adéquation, et c’est aussi ainsi que votre agent choisit le poste d’un postulant qui n’en nomme aucun.
• Le résultat (Score) est une évaluation, critère par critère, de ce que montre le CV : chaque critère satisfait rapporte ses points, avec les raisons données dans l’évaluation.

Un postulant avec une pertinence élevée et un résultat faible se présente bien pour le poste, mais ne satisfait pas certains de vos critères ; l’inverse peut indiquer un CV qui satisfait vos critères, mais dit peu de choses sur le poste lui-même. Les deux dépendent d’une description complète.

L’évaluation présente :

• Global score — les points obtenus sur les points possibles.
• Mandatory, Preferred et Nice-to-have Qualifications — chaque critère avec les points obtenus et, en quelques mots, pourquoi : ce que le CV dit, ou ne dit pas. Not evaluated signifie que l’évaluation n’a pas encore été faite.
• Notes et Tasks — les notes et les tâches de votre équipe.
• Documents — le CV et les autres fichiers.

Vos notes comptent : quand vous ajoutez ou modifiez une note, comme A sa carte de cariste, confirmé au téléphone, le postulant est évalué de nouveau en en tenant compte. Evaluate again le fait tout de suite, par exemple après un changement de critères.

Le résultat vous aide à trier ; il ne décide pas. Lisez les raisons des postulants que vous appelez, et de ceux que vous écartez.

6. Faire le suivi

Les actions de chaque postulant, sur sa ligne :

• Edit — modifier les coordonnées du postulant.
• Make Candidate — faire du postulant un de vos candidats, une fois que vous décidez de travailler avec lui.
• Task — un appel à faire, une entrevue à planifier.
• Tags — des étiquettes comme Entrevue ou Références, pour indiquer où en est chaque postulant.
• Note — ce que vous avez appris : une entrevue, une référence, un appel.
• Delete — retire le postulant du poste. Un postulant supprimé peut être restauré pendant un certain temps, puis il est effacé pour de bon, documents compris.

7. Confidentialité

Un CV contient des renseignements personnels, et supprimer un postulant efface aussi ses documents. Ne gardez que ce dont vous avez besoin, et supprimez les postulants des postes fermés dès que vous n’en avez plus besoin. Voir notre politique de confidentialité.

8. Conseils et dépannage

• Essayez-le — créez un poste avec deux ou trois critères, passez-le à Opened, et envoyez un CV à l’adresse de votre agent. Le postulant apparaît en quelques minutes.
• Un courriel sans postulant — le CV doit être joint au courriel, pas fourni par un lien.
• Un postulant au mauvais poste — vérifiez que le bon poste est Opened, et que sa description dit bien en quoi consiste le poste.
• Des résultats étonnants — rendez la description de chaque critère précise, et ajoutez une note avec ce que le CV ne dit pas.